Externalisation de services internes de l'entreprise : avantages et inconvénients

Tous les mois, retrouvez le point de vue d'un de nos experts sur un sujet d'actualité.

Ce mois ci, Jean-Marc RIBAILLIER, dirigeant du cabinet Label Performance Stratégique et membre de la commission Stratégie, Finance et Relance nous aide à  constater que l’externalisation n’est plus réservée aux grandes entreprises. Nombreuses sont dorénavant les PME qui perçoivent l’avantage de cette solution et qui la mettent en place.

Externalisation : quel est l’intérêt pour une entreprise ?
Dans une organisation qui se développe, il y a toujours un moment où il n’est pas ou plus possible de tout réaliser en interne sans modifier le fonctionnement de l’entreprise. 
Dans cette configuration, pour développer l’existant, il faut envisager des investissements, des recrutements (avec des personnels formés et qualifiés de plus en plus durs à trouver) et il faut y consacrer du temps.
Vous pouvez ainsi, si vous le souhaitez, externaliser absolument toutes vos tâches. Il est quand même préférable de vous concentrer principalement sur celles qui vous apporte en rentabilité et en productivité. Par conséquent, déléguez les tâches les plus chronophages. Ces activités sont plus ou moins différentes selon les sociétés, elles peuvent être liées à la gestion financière (comptabilité), l’administratif (secrétariat), les services généraux (expéditions, logistique, maintenance, …), le développement (commercial ou stratégique).
Grâce à l’externalisation, votre société augmente notablement ses chances de se développer, renforce sa position concurrentielle et augmente sa productivité. De ce fait, les TPE/PME qui y ont recours peuvent concentrer leurs ressources sur leurs missions à plus forte valeur ajoutée (leur cœur de métier). De plus, l’externalisation reste parmi les meilleures alternatives à l’embauche pour ne pas surcharger davantage la masse salariale de l’entreprise. 
Donc, les principaux arguments pour externaliser sont de :

• Contrôler et réduire les coûts opérationnels de l’entreprise, améliorer les ratios, permettre une vision à moyen et long terme,

• Investir dans d’autres secteurs clés plus productifs à l’entreprise, augmenter sa compétitivité avec des compétences humaines, matérielles et technologiques supplémentaires,

• Mieux anticiper les changements structurels internes. Avec une priorisation sur l’importance du facteur temps, l’externalisation met des processus rapidement en place

La majorité des entreprises qui font le choix de déléguer à un prestataire externe en tirent un avantage indéniable, et ce, quelle que soit la taille de la société.
Ce qui permet finalement de :

Se libérer par la flexibilité
Pour les entreprises en pleine croissance ou connaissant des variations d’activité (périodes fortes et périodes plus creuses), choisir d’externaliser certaines tâches permet de profiter de ressources sans toucher à l’effectif en place. Les solutions de prestations de services ne manquent pas, le marché de l’externalisation est en croissance.
Avec une délégation des tâches chronophages comme la gestion de la paie ou la permanence téléphoniques, les équipes peuvent se concentrer pleinement sur des missions plus importantes pour l’entreprise.

Améliorer le service client rendu
Des prestataires de services, experts dans leurs domaines, apportent plus de qualité au travail effectué. Ils sont aussi plus rapides et feront donc gagner à l’entreprise un temps considérable. L’externalisation informatique est, par exemple, courante aujourd’hui du fait du niveau d’expertise que cela requière. Le service d’expertise comptable est également externalisé, notamment au sein de petites et moyennes structures.
Externaliser permet de s’adapter et de répondre plus rapidement aux réalités du marché, chaque secteur d’activité a ses impératifs, et les normes évoluent sans cesse (c’est notamment le cas en matière de transport). Faire appel à un partenaire externe, même ponctuellement, cela peut même permettre de développer une gamme de produits ou services voire d’étendre son marché.

Contrôler son budget
Le recours à un prestataire externe permet une agilité financière et des économies substantielles. C’est d’ailleurs, la motivation première dans le choix d’externaliser. La nécessité de passer par une embauche coûteuse d’un profil spécialisé n’est plus une obligation.
La plupart des prestataires proposent des services à la carte. C’est l’entreprise qui décide alors en fonction de son besoin (une ou plusieurs interventions par mois par exemple). Le budget est ainsi pleinement maîtrisé, il n’y a pas de surprises.

Bénéficier de davantage d’agilité
Les contrats sont réalisés avec des prestataires experts dans leur domaine et à la demande (selon les besoins de l’entreprise) avec des modalités de résiliation discutées dès le départ et adaptées selon le besoin.
Du fait de leurs interventions ponctuelles, les intervenants sont choisis pour leur autonomie, leur dynamisme et leur efficacité.
Ainsi, faire appel à des sociétés tierces permet de bénéficier de leur technologie et de leurs compétences (à jour) et concourir à l’amélioration constante des services de l’entreprise.
Cependant, vous ne devez pas occulter les éventuels inconvénients :
- Perte de contrôle sur l’activité externalisée,
- Lors d’opérations complexes et/ou spécifiques à l’entreprise, risque de mobilisation de beaucoup d’énergie pour la réalisation de la mission (par la multiplication des intermédiaires ou la montée en compétence du prestataire),
- Éventuels différents linguistiques ou culturels,
- Risques de défaillances qualitatives,
- Moins de maîtrise dans le respect des délais,
- Atteinte à l’image de l’entreprise en cas de mauvaise prestation.
C’est pourquoi vous devez être vigilant dans le choix de votre prestataire et le moins disant n’est sûrement pas le plus à même de répondre à vos attentes. Comme pour tout type de collaboration, une relation de confiance est à établir.

En conclusion
S’appuyer sur des prestataires externes peut avoir de nombreux avantages pour l’entreprise, encore faut-il choisir ceux qui s’adaptent à l’entreprise et à son fonctionnement (et non l’inverse), et lui apportent une réelle valeur ajoutée.
Cela doit se faire dans le cadre d’un partenariat gagnant/gagnant où le prestataire n’est pas un intermédiaire nuisible (un centre de coûts supplémentaires) mais un expert qui se met au service de l’entreprise pour qu’elle se consacre à ce qu’elle sait faire de mieux … son MÉTIER.